Melyek az online könyvelés előnyei a hagyományossal szemben?

Ha vállalkozásról van szó, nem tudjuk megkerülni a könyvelést, ha pedig alkalmazottaink vannak, akkor már a bérszámfejtés is szükséges. Manapság – az őserdők szerencséjére – a legtöbb könyvelőiroda és cég átállt az online könyvelésre, amely nem csak a papírokkal spórol, de az idegrendszerünket is megkíméli. De nézzük először, miért van szükségünk könyvelőre.

Mit csinál a könyvelő?

A könyvelő azt a fajta háttérmunkát végzi a vállalkozásunk számára, amely az adózáshoz szükséges. Szerepe tehát egyfajta közvetítő szerep: köztünk mint cég vagy vállalkozás és a NAV között közvetít. Figyeli a jogszabályok változását, hiszen mindig naprakésznek kell lenni. Figyeli a mi számláinkat is, és figyelmeztet, ha valamilyen határidő közeledik. Mindig pontosan tudja, mit kell befizetnünk és hova, valamint hogy milyen határidővel. Tudjuk, hogy vállalkozóként is fontos a törvény betartása és az állam felé való elszámolás, hiszen csak így tudunk működni.

A könyvelő otthon van az egyszeres és a kétszeres könyvelésben, a számvitelben is, elkészíti az éves bevallásokat és beszámolókat, mérlegkimutatásokat.

A könyvelő abban segít, hogy arra tudjunk koncentrálni, hogy a vállalkozásunkat működtessük – minden egyéb pedig az ő feladata, már ami a számlákat és bizonylatokat, valamint a bevallásokat illeti.

Mitől jó egy könyvelő?

A jó könyvelő két alaptulajdonsága a megbízhatóság – hiszen rábízzuk a cégünk pénzügyeit – és a pontosság, amely ennek a megbízhatóságnak az alapját adja. Ehhez tartozik a diszkréció is, és bizony a könyvelőnek is fontos, hogy jól tudjon kommunikálni az ügyfeleivel, és elérhető legyen.

Az, hogy milyen a könyvelő, persze végső soron akkor derül ki, amikor ellenőrzést kapunk a NAV felől. Megbízható könyvelővel azonban nem kell büntetést fizetnünk. Ha a könyvelőnk mégis hibázna, hiszen ő is emberből van, akkor is van felelősségbiztosítása pont ilyen esetekre, így nem a mi zsebünkből kell megfizetni a kárt.

Természetesen nekünk sem árt, ha képben vagyunk, és tudjuk, hogy mi a mi felelősségünk a vállalkozásunk pénzügyeivel kapcsolatban, és mi az, amit nyugodtan a könyvelőre bízhatunk.

A jó könyvelő lépést tart a korral: képzi és fejleszti magát, követi a változásokat, legyen szó technikai vagy törvényi változásról, s mindezt kedvesen kommunikálja az ügyfél felé. Elérhető, ha bármi kérdés lenne, és nem kell üldözni se telefonon, se emailben. Egyszóval: profi.

Melyek az online könyvelés előnyei?

Az online könyvelés nemcsak a könyvelő, de a mi vállunkról is levesz sokfajta terhet. Egyrészt nem kell azon aggódnunk, hogy egy papír elvész, elázik, tönkremegy: hiszen a számítógépes rendszerben az adatok megmaradnak. Az online könyvelőprogramok ráadásul precízebbek, mint a legtöbb ember – talán a könyvelőket kivéve – így kevesebb a hibalehetőség.

A legnagyobb előnye az online könyvelésnek azonban – természetesen a papírral való sprórolás mellett – hogy innentől kezdve nem postán kell a bizalmas információkat tartalmazó iratokat cserélnünk (vállalva az elveszés kockázatát), hanem interneten, a saját otthonunk vagy irodánk kényelméből tudjuk intézni a könyvelést, számítógépről, de a legtöbbször már akár telefonon is. Vagyis élhetünk akár egész más városban vagy akár országban is, mint a könyvelőnk, interneten és telefonon való kapcsolattartással ugyanolyan tökéletesen működik, mint a hagyományos, személyes és postai úton.

Persze akinek szükséges a személyes találkozás, az is ugyanúgy megvalósítható, mint eddig, csak az információk cseréjének az útja rövidül le.

Ezzel, hogy a postára járást megspóroljuk, és az online számlázó programban és az állam felé az ügyfélkapun keresztül mindent el tudunk intézni, rengeteg időnk is felszabadul, amelyet tetszés szerint – például a vállalkozásunk fejlesztésére – eltölthetünk.

Aki a számlázóprogram kezelése és az adatai biztonsága miatt aggódik, azt megnyugtathatjuk: ezek a rendszerek egyrészt kifejezetten felhasználóbarát módon vannak összerakva – de ha mégsem boldogulnánk, a könyvelőnk a telefon és a postafiók túloldalán készségesen segíteni fog eligazodni. Másrészt a rendszert mindkét oldalról erős jelszó és a biztonságot erősítő tűzfal erősíti meg, így adataink teljesen biztonságban vannak, kizárólag a könyvelő fér hozzájuk, ő is csak azokhoz, amelyek a legszükségesebbek a munkája végzéséhez.

Mire figyeljünk a könyvelő választásakor?

Amikor könyvelőt választunk, a legfontosabb számunkra bizonyára a megbízhatóság. Igazi kincs, ha megbízható, profi, pontos és nyugodt, elérhető könyvelőre akadunk, akivel emberileg is tudunk kapcsolódni. A pénzügyekről való beszéd még mindig tabu ma Magyarországon, nem véletlen hát, hogy nagy bizalommal kell lennünk az iránt, aki a cégünk pénzügyeibe belelát, azt képviseli.

Kérjünk ajánlást ismerőseinktől, vagy nézzünk utána, vannak-e a könyvelőnek referenciái, felelősségbiztosítása, regisztrált könyvelő-e. Minden esetben kössünk szerződést, és győződjünk meg róla, hogy minden fontosat megbeszélünk a vállalkozásunk pénzügyeivel és az adózással kapcsolatban.

Akkor nincs is lehetőségem nem online könyvelni?

Vannak régi vágású könyvelők, akik nem dolgoznak még online programokkal, de a legtöbb már gond nélkül eligazít bennünket is a számlázóprogram használatában. Mégis, megéri használni a technika hasznos vívmányait, mert sok kellemetlenségtől szabadítjuk meg magunkat. Ráadásul a gép általánosságban kevésbé hibázik, mint egy ember, ilyen szempontból megbízhatóbb. Az meg már csak hab a tortán, hogy ha megtanulunk egy újabb dolgot, mi magunk is többek leszünk általa. Az élethosszig tartó tanulás pedig ha nem is az örök élet, de a minőségi élet egyik nagy titka.